Os três artigos anteriores nos mostraram os primeiros passos do Planejamento Interativo: Formulando a Bagunça, Planejando Fins e Definindo Meios. Momento certo para apresentar uma ferramenta que suporte todo o processo. Senhoras e senhores, com vocês o Logical Framework – LogFrame.

Segundo Terry Schmidt¹, o LogFrame é “o mais bem guardado segredo do mundo da administração”. Exagero ou não, o fato é que a ferramenta não é pop. Criada em 1969 por Leon Rosenberg, era utilizada pela Agência de Desenvolvimento Internacional (USAID) para ensinar povos do terceiro mundo a pensar e pescar. Apareceu no radar porque é citada em um apêndice de The Fractal Organization, de Patrick Hoverstadt (Wiley, 2009). Schmidt a coloca em seu devido lugar.

O mundo do gerenciamento de projetos trabalha muito “do meio pra baixo” – do tático para o operacional, acusa Schmidt. O recente movimento do PMI na direção da Análise de Negócios e do Desenvolvimento de Requisitos mostra um pé ainda mais atolado na jaca. E quem pensa o todo? Quem cuida da porção estratégica que todo projeto deveria apresentar?

O LogFrame não é (apenas mais) uma ferramenta para planejamento estratégico. Como antecipado no título, ela mira o todo. Também não é um template a ser preenchido, para tristeza dos preguiçosos adoradores de templates. O LogFrame é um modelo que nos ajuda a enxergar e entender planejamento como um sistema de decisões. Ou seja, ele facilita o Pensamento Sistêmico. E talvez esteja nessas duas palavrinhas, Pensamento Sistêmico, a explicação para o fato dele não ser pop. Não deveria ser assim, mas esse tipo de pensamento assusta. E dá uma pre-gui-ça…

Chega de alfinetes. Afinal, o que é o LogFrame? Como, quando e onde ele pode ser utilizado? E qual é a sua relação com o Planejamento Interativo (ou Design Idealizado) de Ackoff? Respostas abaixo.

Quatro Questões Fundamentais

O LogFrame é uma ferramenta que suporta o planejamento e controle de iniciativas de qualquer natureza ou porte. Ele nos ajuda a responder quatro perguntas:

1. O que precisa ser feito e por quê?
2. Como o sucesso será medido?
3. Existem variáveis e condições fora de nosso controle? Quais?
4. Como o trabalho será executado e por quem?

As respostas são organizadas em uma matriz – em um Quadro Lógico² (LogFrame). Ao responder a primeira questão construímos a espinha dorsal do modelo.

Espinha Dorsal: Fins & Meios

Em Planejando Fins foram sugeridos um padrão de nomenclatura e uma hierarquia: Ideal, Objetivos e Metas³. As respostas para a primeira questão formam a primeira coluna da matriz, que além do Ideal e dos Objetivos (Fins) contempla Produtos e Atividades (Meios).

A hierarquia força uma leitura lógica – uma relação causal (laços SE… ENTÃO): Se as atividades forem executadas, então obteremos o produto; Se o produto existe, então aumentamos as chances de alcançar os objetivos; E se alcançamos os objetivos, então nos aproximamos do Ideal. Parece simples e óbvio, por isso é tão legal. Mas não se deixe enganar pela aparente simplicidade. Sigamos.

Ideal e Objetivos nos explicam o por quê. Os Produtos mostram o que precisa ser feito. E as Atividades elucidam como será feito. Falaremos mais sobre as atividades em outro momento. Precisamos entender melhor o que foi chamado de Produto.

No artigo anterior vimos que existem três tipos de gaps (diferenças entre o real e o Ideal) e seis formas de tratá-los (de ações até programas). Todas entram no que é chamado acima de Produto. O termo original usado por Schmidt é “outcome” (resultado, efeito). Algum relaxado poderia sugerir “entregável” (sic). Ficamos com Produtos, ok?

O que não pode ser medido…

… não pode ser gerenciado, disse o mestre. Ativistas da gestão zen, claro, discordam totalmente. Porque a ditadura das réguas, balanças, balancetes e métricas talvez tenha ido longe demais. Sorte nossa que propostas modernas (mezzo zen tb) têm a medição (contabilidade!) como um de seus pilares. Vide A Startup Enxuta, de Eric Ries (Leya, 2012), por exemplo. No LogFrame, a medição é tão importante que ocupa duas das quatro colunas.

Na primeira fixamos as métricas, as unidades de medida que nos mostrarão a evolução e o sucesso (ou fracasso) na realização de determinado produto, objetivo ou ideal. Schmidt fixa a tríade QQT (Quantidade, Qualidade e Tempo) como unidades padrão. Mas não descarta o uso de outras, como Clientes, Custos, aspectos Socioambientais etc. Importante mesmo é que elas funcionem como evidências, provas não sujeitas a interpretações subjetivas. Para tanto, as métricas devem ser válidas, verificáveis, delimitadas e independentes (entre cada linha – nível da matriz).

Entre os três níveis passíveis de medição (Ideal, Objetivos e Produtos), o mais importante é o segundo. Porque é aquele que indica com precisão que o sucesso foi alcançado. No nível inferior apenas aprendemos que um produto foi entregue. Quanto ao nível Ideal, bem, nunca estamos 100% satisfeitos, estamos?

Em outra coluna descrevemos como as métricas serão verificadas, ou seja, listamos todas as fontes que serão consultadas ou ferramentas (réguas, balanças, logs, balancetes) que serão utilizadas para efetuar medições e confirmar ou não a realização de produtos, objetivos e ideal. Para cada métrica na coluna anterior deve haver uma ou mais formas de verificação, sem exceção. Mesmo que se queira acreditar que o mais importante não pode ser medido. Pode, é só uma questão de boa vontade e criatividade.

Se… E… Então…

SE nossa organização fosse infalível E o mundo fosse perfeito ENTÃO não precisaríamos conversar sobre a quarta e última coluna do LogFrame. Felizmente, não é o caso. Por isso precisamos conversar sobre Suposições, Premissas e Riscos. Hora de responder a terceira questão fundamental: quais cacas ou situações podem nos impedir de realizar o que foi combinado?

Devemos elencar, em cada nível, condições que devem ser verdadeiras para que aquele produto/objetivo/ideal seja plenamente atendido. Mais fácil chamar isso de Premissa. Mais indicado gerenciar isso tudo como Riscos. Porque são variáveis que estão fora de nosso controle. Schmidt recomenda que essa quarta coluna seja vista como uma “membrana permeável” – o que passar dali pode afetar nosso empreendimento.

Enfim, a “equação de implementação” traduzida pelo LogFrame está completa. Se as atividades forem executadas E tais premissas forem verdadeiras ENTÃO o produto será entregue; SE o produto for entregue E… assim por diante. Fazendo o zig-zag, de baixo para cima, esclarecemos como pretendemos alcançar nosso ideal.

O miolo com métricas e verificações parece oferecer obstáculos para a leitura. É intencional: eterno lembrete para olhar no calendário, subir na balança, fechar o balanço e, sempre que possível, celebrar pequenas (e grandes) vitórias.

É uma pena, mas ultrapassei de longe o educado limite de 700 palavras/artigo. Fiquei devendo uma série de respostas e pelo menos um bom exemplo. Não nego – te pago na terça. Inté!