Atenuando e Amplificando

Sequência daquela conversa sobre Variedade. Leve, como precisa ser. Com exemplos variados do seu dia a dia, porque só a variedade absorve variedade. E uma possível resposta: para onde vamos com essa conversa?

Essa coisa disforme (ameba) ao lado esquerdo é o mundo lá fora, o ambiente. O círculo representa uma operação qualquer de sua organização (vendas, manufatura ou qualquer outra que você queira¹). O quadrado é a gerência. E não há nada de subliminar nisso.

O V é de Variedade. Lembrando: a Variedade indica o número de possíveis estados de um sistema. Pense assim: quanta variedade há no ambiente em que sua empresa atua? São quantas regiões a atender? Quantos perfis distintos de clientes? Qual é o tamanho da concorrência? E o que dizer dos governos, grupos de pressão e demais partes interessadas?

A operação, por maior que seja, não consegue refletir em escala 1:1 a variedade que vem do ambiente. Por isso ela lança mão de atenuadores . Esse mecanismo pode assumir várias formas: pesquisas de opinião, segmentação da área de atuação, delimitação do horizonte de planejamento e… projetos de Big Data! Nome da moda que parece prometer algo nunca realizável: digerir toda a complexidade que jorra do ambiente. No final das contas, tudo o que não é captado nem atenuado é sumariamente ignorado.

Exatamente a mesma “estratégia” daquele gerente sobrecarregado: fingir que não é com ele. Porque, por mais auxiliares que tenha, sua variedade nunca será maior ou pelo menos igual àquela exposta pela operação. Por isso ele também lança mão de atenuadores : relatórios contábeis, de produção ou vendas, planilhas mil, secretárias etc. Não raro, ele está correndo atrás de algo que precisa saber. Sintoma inequívoco de um atenuador (sistema de informação) mal desenhado.

Como a Variedade da gerência é menor que da operação (por exemplo, um gerente para 42 subordinados), ela precisa de um segundo tipo de mecanismo, de um Amplificador . Como o nome sugere, através dele o gerente amplia o alcance de suas mensagens. Por isso temos reuniões semanais, auditorias surpresa e gritos. Pois é, ainda há quem ache que o volume da voz garante a variedade requerida.

A operação também precisa de amplificadores para conversar com o mercado (ambiente).  Exemplos: Campanhas publicitárias, subsidiárias, filiais, redes de parceiros ou franquias etc.

A Engenharia da Variedade trata do desenho desses conjuntos de amplificadores e atenuadores. Segundo Stafford Beer, esta seria a primeira e principal responsabilidade da Administração. Mais que isso, para Beer, este é o primeiro princípio da organização²:

“As variedades gerencial, operacional e ambiental, propagadas através um sistema institucional, tendem à equalização; elas devem ser projetadas para tal com mínimos danos para as pessoas e para o custo.”

Outro Caso

Aquela ameba lá em cima sempre representará o mundo lá fora. Mas, agora, o círculo é você – representa tudo o que você é e faz no dia a dia. Tirando a pura ignorância (nosso mecanismo default para redução da variedade), quais outros artifícios  você utiliza para atenuar a complexidade que o mundo despeja em sua cabeça? Filtros de notícias? Bloqueadores de chamadas e emails? Manda o filho dizer para a sogra que você foi pescar em Timbuktu e não sabe quando volta?

Pensando no caminho inverso , como você amplifica sua variedade? Automatiza o que é rotineiro? Apela para o GTD ou para o Essencialismo³? Delega? Compartilha? Escreve um blog? Ensina?

E o que seria o quadrado neste novo caso? Não, não é seu cônjuge nem a supracitada sogra. É o gerente-você, seu ego ou superego – o CEO da sua vida. O seu lado que faz planos e vê além do aqui e agora. De quanta variedade ele dispõe? Qual fatia de seu dia – que segue com 24h – é dedicada a ele? Como ele amplifica a influência em seu cotidiano?

E Daí?

Creia, é um desafio e tanto tratar um tema tão intrincado da maneira como venho fazendo. E, de certa forma, é uma surpresa que você tenha chegado até aqui. O assunto foi útil? Fui didático o suficiente?

Essas entradas no Glossário – que, claro, não se encerram aqui – formam a base para trabalhos mais ambiciosos. Ciência da Complexidade, Pensamento Sistêmico e Modelo de Sistemas Viáveis (VSM) são assuntos que pretendo explorar nos próximos meses. Mas não ficarei só nisso. Preciso variar para absorver variedade.