ferramentas, FERRAMENTAS

ferramentas, FERRAMENTAS

Nossa era da ansiedade é, em grande parte, o resultado de tentarmos fazer o trabalho de hoje com as ferramentas de ontem – com os conceitos de ontem.
Marshall McLuhan

Que tal começar com uma autoanálise? Pense em quantas ferramentas você conheceu nos últimos tempos. Quantas você experimentou? Quais foram incorporadas ao seu dia a dia? Considere tanto aquelas que só demandam papel e caneta quanto os brilhantes apps que inundam seu smartphone. Quais o tornaram um profissional melhor, mais produtivo e eficaz?

Há muita conversa sobre ferramentas e respectivos guias de seleção e uso, os métodos. Que parte desse papo se concretiza? Quantos trabalhos se tornaram mais eficazes, rápidos e até prazerosos por causa de novas ferramentas? Temo que poucos, muito poucos.

Participando de reuniões variadas em empresas idem, o que mais vejo é o puro improviso. Não há ordem nem um mínimo sistema dando sentido aos debates. De vez em quando alguém rabisca algumas ideias. Mas a solução do problema em questão, se acontece, é fruto de muito trabalho (e retrabalho) ou do acaso. Quem está ali conhece uma série de ferramentas. Talvez até desconfie que algumas seriam úteis naquele momento. Mas, por algum motivo, abre mão de aplicá-las. Qual motivo? Ou melhor, quais motivos?

Hábitos, Vícios e Preconceitos

Velhos hábitos e vícios são duros de matar. Desaprender é mais difícil do que aprender. Se pretendemos aplicar novos conceitos e ferramentas, antes de mais nada, precisamos abrir espaço para eles. Não é algo que ocorre do dia para a noite. Por nítidas que sejam as vantagens de uma nova técnica, o conforto do que é conhecido parece maior. E exerce uma atração irresistível. Na pressa, também comum, optamos pelo caminho que dominamos. Fazendo vista grossa para o fato dele ser o caminho mais longo e, não raro, mais acidentado.

Outro motivo é confessado em algumas fichas de avaliação de meus treinamentos: “isso não vai funcionar na minha empresa”; “isso não é compatível com a cultura de minha empresa”; “minha empresa não está pronta para isso”; e por aí vai. Não há nem a chance ou curiosidade de experimentar um novo jeito de pensar e trabalhar. Porque regras nunca escritas seriam intransponíveis. Quem, em sã consciência, impediria ganhos de produtividade? Como pode uma ferramenta não testada ser incompatível por natureza? Tente imaginar uma carpintaria incompatível com um martelo, por exemplo. Coisa estranha.

Assim como são estranhos alguns preconceitos. Adjetivos como “metódico” e “sistemático” são mais frequentes em tom pejorativo. Raramente aparecem como um elogio. O que é metódico e sistemático é invariavelmente chato e indesejado? De onde vem isso? Não é dos dicionários, que relacionam os termos com o perfil de alguém “que procede com método” ou “que segue ou observa um sistema”. Ou seja, são predicados de quem pensa o próprio trabalho. São características necessárias se pretendemos vencer as barreiras colocadas nos dois parágrafos anteriores.

Voltemos ao McLuhan, citado lá em cima. Até quando insistiremos em ferramentas e conceitos de ontem? O que falta para que você faça um upgrade em seus ativos – no seu cinto de utilidades?

Transição

A entrevista de Jeffrey Immelt, presidente do conselho de administração da GE, para a EXAME (edição 1145 de 13/09/17) pode surpreender. A GE de Jack Welch serviu como modelo para muita gente. A cultura de controle e ferramentas como o Seis Sigma já foram coisas invejadas. Aquela GE não existe mais. Nas palavras de Immelt:

“O Seis Sigma elimina a experimentação. O FastWorks (método ágil e enxuto desenvolvido pela GE) gira em torno da experimentação. O Seis Sigma visa eliminar falhas. No FastWorks, as falhas são endêmicas. Empresas burocráticas perdem rapidez.”

Immelt não está fazendo nada mais do que seguir um conselho do próprio Jack Welch: “Mude [meu caro] antes de ser obrigado a fazê-lo”. A transição não é pequena. Uma nova cultura está nascendo. E, com ela, novos conjuntos de ferramentas.

Para Pensar e Agir

Donald Reinertsen, em Managing the Design Factory (Free Press, 1997), classifica as ferramentas em dois grupos¹:

  • Ferramentas para Pensar: nos ajudam a delimitar, relacionar, estruturar e avaliar determinado problema ou situação. Pensamento Sistêmico, Teoria da Informação, Teoria das Filas, Pensamento Lean e Pensamento Visual são alguns exemplos
  • Ferramentas para Agir: apoiam a execução de determinado trabalho. Diagramas de Efeitos e de Processos, cerimônias, canvases e quadros mil entram nessa categoria. 

Trabalhos recentes – alguns livros de Design Thinking e o famoso Gamestorming (Alta Books, 2014), por exemplo – desfilam dezenas de ferramentas para agir sem o alicerce de uma teoria unificadora. Isso, por si só, não é um problema. Boas ferramentas provam o seu valor de forma pontual, sem dependências ou requisitos. No entanto, um bom profissional não vive desprovido de métodos e conceitos – sem Ferramentas para Pensar.

Temos aqui outra tendência difícil de explicar e justificar: o desprezo pelas teorias. Entender o contexto que levou à criação de uma ferramenta – conhecer o seu porquê – é condição para sua aplicação eficaz. Não é por acaso que vemos tantos debates estéreis sobre métodos e ferramentas por aí: falta educação. Para detonar o preconceito (contra teorias e teóricos), Kurt Lewin tem uma boa provocação: “Não há nada mais prático do que uma boa teoria”.

Assim como não há nada mais eficaz do que boas ferramentas se a nossa intenção é ganhar produtividade. Jurgen Appelo, autor de Management 3.0 (Addison-Wesley, 2011), faz uma aposta ainda maior: boas ferramentas podem nos ajudar a mudar ou implantar culturas. Essa é a proposta de seu novo projeto, Agility Scales².

Plano de Ação

Um plano para a reciclagem contínua de seu cinto de utilidades:

  1. Seja teimoso: experimente a ferramenta em três ou mais situações diferentes. Não desanime nem fale mal de uma coisa que você mal conhece. É possível e esperado que sua produtividade caia nas primeiras tentativas. Afinal, você está aprendendo. Lembre-se de como aprendeu a nadar ou andar de bicicleta. Tombos, água e sapos engolidos fazem parte do processo.
  2. Seja desobediente: afinal, a cultura de sua empresa não está escrita em pedra. Teste a ferramenta. Se você for bem sucedido, a empresa ganhou. Mostre os dados, fatos e ganhos. Se ainda assim você for proibido de usar a ferramenta, talvez seja hora de amarrar seu burrinho em outro lugar. Se você for mal sucedido, não desconsidere o que acabou de aprender. Pelo contrário, compartilhe!
  3. Seja aberto: e não perca tempo em debates bobinhos sobre ferramentas e métodos. Lembre-se sempre de que a quantidade de ferramentas dominadas é tão importante quanto a qualidade delas. É lógico que você terá as suas preferências. Por isso mesmo saberá quando um contexto não for favorável a elas. Você não quer queimar o filme de seus xodós, quer?
  4. Seja humilde: e não perca nunca a mentalidade de iniciante e a disposição para aprender. Immelt, na entrevista citada, diz que a resiliência (seu principal aprendizado) só se tornou possível quando ficou mais humilde. 
  5. Invista: As ferramentas formam parte considerável de seus ativos (tema do artigo anterior). Ativo largado é ativo depreciado. Faz quanto tempo que você não aprende e de fato aplica uma ferramenta nova? Se quiser alguma ajuda, consulte minha agenda acima, considere o investimento e volte ao passo #1.

Notas

  1. Craig Larman e Bas Vodde pegaram carona nessa categorização. E chegaram a estruturar livros assim: Scaling Lean & Agile Development – Thinking and Organizational Tools for Large-Scale Scrum e Practices for Scaling Lean & Agile Development (Addison-Wesley, 2009 e 2010, respectivamente).
  2. Cito este projeto com uma ponta de orgulho e outra de inveja. Há semelhanças com o flit, ideia que apresentei há pouco mais de um ano. A grande diferença talvez esteja na minha ênfase nos Trabalhos a Executar (JTBD – Jobs to be Done) e em Ferramentas para Pensar, particularmente no Pensamento Sistêmico. Não tenho dúvidas de que o Agility Scales vingará. Daí a inveja. E gás novo para insistir nesse papo.
  3. Tool board, de Dean Wiles, ilusta este artigo.
  • Adriano Balaguer

    Muito bom como sempre! Parabéns Paulo!

    • pv

      Valeu Adriano, muito obrigado!