No artigo anterior nós desenhamos a empresa ideal, Planejando Fins. Destacamos as principais características da organização que deveria existir hoje. Entre o ideal e o real há diferenças e distâncias. Hora de ver como eliminá-las ou encurtá-las. A conversa de hoje é sobre meios.

Fins e meios, no dicionário, são coisas bem diferentes. No dia a dia de um negócio são intercambiáveis, o que gera certa confusão. Para vender mais (fim) alguém decide investir em publicidade (meio). Ele quer vender mais (meio) para aumentar os lucros (fim). Muitos parariam por aqui: “o lucro é tudo”, diriam. Para o obrigatório Drucker, o lucro é para uma empresa o mesmo que o oxigênio é pra gente. Deve haver um fim maior – uma missão, uma causa. Sendo assim, o lucro é apenas um meio.

No curto prazo, todo meio é um fim (fazer três pontos na próxima rodada do campeonato). No longo prazo, esses três pontos são um meio de alcançar o objetivo maior (conseguir uma vaga na Libertadores do ano que vem).

No passo anterior desenhamos fins – o estado desejado de diversos aspectos do nosso negócio. Entre aquele sonho e nossa realidade existem diferenças (gaps). São três tipos de diferenças:

• Coisas a Acrescentar: perfis a contratar, habilidades e conhecimentos a adquirir, equipamentos a comprar etc.
• Coisas a Eliminar: chatos improdutivos a demitir, comportamentos a abandonar, sistemas a aposentar etc.
• Coisas a Mudar: processos a redesenhar, recursos a realocar, sistemas a adaptar etc.

A classificação sugerida acima nos ajuda a organizar os meios. Ao posicionar cada diferença cogitamos formas de eliminá-la ou reduzi-la. Em alguns casos, o meio é inequívoco (manda embora o Firmino Vacila!). Outros pedirão estudos de viabilidade, pesquisas, experiências e reflexão.

Assim como a bagunça é um sistema de problemas, o planejamento é um sistema de decisões. Sistema que visa a dissolução da bagunça, mais que a simples solução dos problemas. E se estamos desenhando um sistema, é imprescindível a apreciação do todo. Ao enxergar os meios em conjunto aumentamos as chances de sermos sábios – de vislumbrarmos as consequências de cada decisão (pôxa, aquela turma adora o Firmino. Como eles receberiam a notícia?)

Infinitos Meios

Os fins podem ser alcançados através de uma infinidade de meios. É importante saber que eles podem ser de seis tipos diferentes:

• Ações: algo atômico e único que deve ser executado. Como a demissão do esculhambado Firmino, por exemplo.
• Procedimentos: um conjunto ou sistema de ações. Uma sequência de passos a executar. Para a contratação de um prestador de serviços, por exemplo.
• Processos: conjunto ou sistema de procedimentos encadeados de forma a gerar as mesmas saídas repetidas vezes. Fabricação e vendas são exemplos.
• Políticas: conjunto ou sistema de regras que definem e norteiam o comportamento da organização como um todo. A política de descontos, por exemplo.
• Projetos: conjunto ou sistema de procedimentos executados simultaneamente ou em sequência. Ao contrário dos processos, todo projeto é único e finito. Por exemplo, o desenvolvimento ou adaptação de um sistema para automação da força de vendas.
• Programas: sistema de projetos que visa a produção de uma série de resultados interdependentes. O redesenho da estrutura e dos processos da área de vendas é um exemplo de programa.

A lista obedece uma ordem de magnitude, mas não de importância. Uma simples ação (manda o Firmino embora de uma vez!) pode ter mais valor do que todo um programa no sentido de alcançar determinado(s) objetivo(s).

Ao cogitar meios (criar opções), é importante posicioná-los de forma a facilitar a tomada de decisões. Nada como uma prática e ágil análise Benefício/Custo¹. A matriz ao lado pode dar uma ajuda e tanto. As alternativas são posicionadas no eixo vertical de acordo com seu benefício, ou seja, com o quanto contribuem para a realização do objetivo maior.

O custo de implementação indica a posição de cada opção no eixo horizontal. Podemos utilizar unidades relativas (escala de Fibonacci, por exemplo) enquanto estivermos distantes de orçamentos (em) reais. Elas também serão úteis quando quisermos avaliar benefícios ou custos não financeiros (o impacto da demissão do Firmino no ânimo do time, por exemplo). Enfim, para cada fim podem existir infinitos meios. Não devemos ficar satisfeitos com a primeira ideia que pintar.

Os Fins Justificam os Meios?

Matar o desgraçado do Firmino seria uma alternativa? Dar uns trocados para aquele diretor favorecer sua empresa na concorrência é uma opção? Montar um cartel? E quanto a cortar 20% da força de trabalho? Ou cortar 60% do preço de venda de determinada linha de produtos e assim levar a concorrência ao desespero?

Quando conversamos sobre fins e meios algumas questões éticas e morais podem ser colocadas. Sabemos diferenciá-las? A ética separa bem e mal. Matar o Firmino seria um crime aqui e em qualquer outro lugar do planeta. É uma questão ética. A moral distingue certo e errado. E pode variar de cabeça pra cabeça, de país pra país. Vide, por exemplo, como as mulheres são tratadas em alguns países do meio e do extremo oriente.

Para diversos mestres (Ackoff, Drucker etc) a opção de demitir parte da força de trabalho, sob quaisquer circunstâncias, é questionável. Imoral? Anti-ética? Talvez não importe muito porque, acima de tudo, as demissões provam que a empresa fracassou. Porque uma das funções primordiais de qualquer negócio é gerar empregos produtivos.

Fins e meios devem ser avaliados em conjunto, como um sistema que são. Serão considerados bons (viáveis, sustentáveis, responsáveis etc) se entregarem aquilo que a missão promete.

Estratégia X Estrutura

Que tal uma ligação para a primeira parte desta interminável série? Lembra-se do rabisco ao lado, que sugere uma estrutura com três partes? Parece bobeira, mas agora colocamos fins e meios em seus devidos lugares. Parafraseando Raulzito, é correto dizer que a Operação é o início de tudo.

O Início, o Fim e o Meio – essa é a sequência do planejamento interativo e iterativo. O Maluco Beleza tava certo! E o redivivo Ripongo sambou o rock’n’roll da alegria.

Se o processo original fosse seguido ipsis litteris, os próximos artigos seriam sobre planejamento de recursos, implementação e controle. Mas este parece ser o momento adequado para apresentar uma ferramenta que deve suportar todo o método de planejamento. O  “mais bem guardado segredo” finalmente será revelado. Na próxima semana. Inté!